Una Cultura de Rendición de Cuentas a través del Control Interno Organizacional
¿En tu negocio se presentan errores operativos constantes, dependencia de personal en áreas específicas, presenta riesgos como robos o fraudes y se tarda en solucionar problemas? Es común que en las empresas en desarrollo se presenten estas situaciones por la falta de un control interno, ya que van encontrando soluciones conforme se van presentando los problemas.
Las organizaciones que cuentan con estos mecanismos son más ágiles, existe mejor comunicación entre todo el personal y sobre todo evitan riesgos.
¿Qué es el Control Interno Organizacional?
Cuando una empresa trabaja en su control interno, es importante clarificar que existen diferentes tipos y maneras de llevarlo a cabo: existe la auditoría interna y el control interno organizacional. Cuando hablamos de auditoría interna nos referimos a las inspecciones y/o revisiones en temas contables y/u organizacionales con el propósito de verificar que la operación se esté llevando a cabo de una manera adecuada. En esta ocasión, hablaremos sobre el control interno organizacional.
Cuando hablamos de control interno organizacional nos referimos al conjunto de actividades y acciones que una organización lleva a cabo para una mejor planificación, operación y prevención de cualquier riesgo interno. Estas actividades y acciones se desglosan en políticas, procedimientos, formatos y registros para salvaguardar una correcta operación de la misma.
Un ejemplo claro del control interno organizacional en una empresa es la política de compras de insumos o materiales, en la que se delimitan las especificaciones para llevar a cabo cualquier tipo de compra. Posteriormente, se crea su proceso y se termina con la creación e implementación de los formatos y registros para llevar a cabo el mismo. Todas estas acciones son iniciativas de control interno.
Propósitos del CI
El propósito del control interno es cuidar los recursos e intereses de la organización y su personal, creando la mejor estructura posible para evitar que se presenten las situaciones anteriormente mencionadas. Este propósito puede ser dividido en dos, ya que el control interno tiene que abonar a la operación para buscar ser más eficientes y al cumplimiento en temas de normas y regulaciones que se tienen que cumplir.
Estructura e Implementación
El control interno organizacional se crea de acuerdo a la pirámide documental (incluida en la documentación de sistema de control de calidad y gestión en la organización ISO) llevado a cabo de la siguiente manera:
Manual de Gestión de Calidad: lineamientos generales en donde se incluyen todas las políticas.
Políticas y Planes: actividades específicas y condiciones bajo las cuales se llevarán ciertos procesos.
Procedimientos: desglose de los procesos para asegurar el correcto cumplimiento de las políticas.
Formatos y Registros: el material necesario y documentación para llevar a cabo la parte operativa.
Para llevar a cabo la implementación de la cultura de control interno en la organización recomendamos seguir los siguientes pasos:
Creación o elección de las personas/departamentos responsables de llevar a cabo estas medidas.
Creación de la ruta crítica y plan de acción.
Diagnósticos empresariales y evaluaciones de riesgo para detectar los objetivos específicos del control interno.
Elaboración del manual de gestión de calidad y sus políticas internas.
Desarrollo de los procedimientos, formatos y registros.
Comunicar y permear el ambiente de control interno dentro de la organización.
Supervisión y seguimiento.
Las Ventajas del CI
La correcta y guiada implementación del control interno tiene grandes beneficios que afectan a la rentabilidad del negocio. Enseguida desglosamos los que consideramos son más importantes para tu organización:
- Promover la cultura de rendición de cuentas a través de la implementación de controles y procesos que ayuden a esclarecer la operación del negocio y el rendimiento de sus colaboradores.
- Lograr objetivos estratégicos gracias a un correcto seguimiento a los procesos operativos.
- Lograr mejor y mayor transparencia en las operaciones.
- Llevar a cabo el cumplimiento del marco normativo.
- Reducir los riesgos estratégicos, operativos, legales, financieros, etc.
- Mejor aprovechamiento de los recursos organizacionales.
El control interno organizacional trae grandes beneficios a la organización, pero es de suma importancia que tanto las políticas, procedimientos y formatos de la empresa tengan una correcta alineación, implementación y seguimiento; recomendamos que puedas apoyarte en organizaciones y/o expertos en la materia para una correcta implementación y alineación organizacional.
Autor: LAEN. Jesús F. López
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