Libros Corporativos
Los Libros Corporativos se llevan para registrar las actividades financieras y orgánicas de las sociedades mercantiles, indispensables para su buen manejo y la toma de decisiones, siendo, a saber, el Libro de Actas de Asambleas Generales de Accionistas, el Libro de Registro de Acciones y Socios y el Libro de Variaciones de Capital, incluyéndose, además, el Libro Especial de Socios para las sociedades de responsabilidad limitada.
El Libro de Actas de Asambleas Generales de Accionistas, regulado en el artículo 194 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM), establece que toda sociedad deberá contar con un libro que contenga todos los acuerdos tomados en los diferentes tipos de Asambleas (Ordinarias, Extraordinarias o Especiales), así como, la general ordinaria anual, obligatoria para toda sociedad, que deberá llevarse a cabo dentro de los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio fiscal anterior.
El Libro de Registro de Acciones y Socios, regulado por el artículo 128 LGSM, establece que toda sociedad deberá llevar un registro de los socios, ya que se considerará como dueño de las acciones a quien aparezca inscrito en dicho registro. Contendrá, entre otros aspectos, el nombre, la nacionalidad y el domicilio de los accionistas, números, series y clases de acciones, las exhibiciones y sus transmisiones.
El Libro de Variaciones de Capital, regulado por el artículo 219 LGSM, establece que toda sociedad sujeta a la modalidad de capital variable, deberá llevar un registro de los aumentos y disminuciones de su capital social.
El Libro Especial de Socios, regulado por el artículo 73 LGSM, establece que las sociedades de responsabilidad limitada, deberán llevar un registro de sus socios, con indicación de su nombre y domicilio, aportaciones y transmisiones de sus partes sociales para que surtan efecto frente a terceros.
En relación a lo anterior, las sociedades están obligadas a publicar sus estructuras accionarias vigentes y las transferencias que se efectúen, mediante aviso, en el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles (PSM), establecido por la Secretaría de Economía, regulado por los artículos 50 Bis del Código de Comercio (CCom) y 73 y 129 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.
Los libros deberán estar redactados en idioma español y podrán llevarse en formato i
mpreso, por lo que deberán estar encuadernados, empastados y foliados, de conformidad con el artículo 34 CCom y demás aplicables.
Igualmente podrán llevarse en medios electrónicos observando las disposiciones de la “Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”.
La obligación de conservar los libros, registros y documentos es por un plazo mínimo de diez años, conforme al artículo 46 del CCom, y por los diversos plazos, según sea el caso, de los establecidos en el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF) en relación con el artículo 28 del citado ordenamiento legal. La inobservancia de esta obligación trae como consecuencia la imposición de multas económicas conforme al artículo 70 del CFF.
Autor: Miguel Rodríguez Casanova
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