5 Beneficios de la Clarificación de Roles en las Áreas Funcionales



Para poder crear y liderar equipos de trabajo de alto desempeño, resulta fundamental tener claridad en las responsabilidades y facultamiento del personal para que pueda funcionar de manera independiente con un alto grado de eficiencia y eficacia.

¿Cómo saber si tienes a la persona correcta en el puesto indicado dentro de tu organización? ¿Te gustaría que tu equipo de trabajo fuera más eficiente y transparente en sus actividades? La clarificación de roles en la organización puede ser la respuesta.


Punto de Partida: Las Áreas Funcionales

Para poder tener alcanzar esta claridad de roles en todos los puestos de trabajo, resulta indispensable iniciar con detectar de dónde emanan dichos puestos, y para ello debemos tener una correcta división de áreas funcionales. Las áreas funcionales son los departamentos bajo los cuales se dividen las actividades y responsabilidades de una empresa. A través de ellas se trabaja para alcanzar los objetivos y metas que la planeación estratégica pueda plantear. Existen al menos 4 áreas funcionales básicas bajo las cuales una organización debería de operar:

  • Dirección: se define y lleva a cabo el cumplimiento de objetivos y estrategia.

  • Administración: tiene como responsabilidad el manejo del personal y los recursos de la empresa. Dentro de esta área podemos encontrar otras áreas funcionales como Finanzas, Contabilidad, Recursos Humanos, Mantenimiento y TI.

  • Operaciones / Transformación: es el área que desarrolla el proceso de producción o transformación de servicios o productos que vende la empresa.

  • Comercial: se encarga del desarrollo de negocio, en donde comúnmente tiene otras áreas funcionales como Marketing, Ventas, Atención al Cliente, Relaciones Públicas y Comunicación.

¿Por qué es tan importante entender la división y composición de las áreas funcionales cuando queremos tener una claridad de roles? Cada departamento tiene sus propios objetivos, por los cuales debe de conseguir una estructura adecuada para llegar a cumplirlos y superarlos. Para ello, se deben de definir las actividades y responsabilidades específicas que cada puesto debe de tener; es ahí donde entra nuestra herramienta principal para generar esta claridad llamada descriptivo y perfil de puesto.


Generando Claridad a través de los Descriptivos y Perfiles de Puesto

Cuando nos encontramos con alguna especie de desorden dentro de la estructura en donde vemos consecuencias negativas como baja eficiencia, pérdida de recursos, retraso en tiempos de entrega y mucho estrés, vamos a recurrir a los descriptivos y perfiles de puesto para generar claridad en los colaboradores.


Los descriptivos y perfiles de puesto son una herramienta principalmente utilizada por el área de recursos o capital humano que consiste en definir las funciones específicas, responsabilidades y líneas de comunicación de cada uno de los puestos de trabajo en la organización.


Posteriormente, después de tener dicha descripción, se crea un perfil de puesto, el cual enlista las características que deberá tener la persona para poder cumplir con dichas funciones. De esta manera, nos aseguramos de que encontremos a la persona correcta para realizar las actividades correctas. Comúnmente, esta herramienta tiene los siguientes objetivos:


  • Definición de los puestos: cada uno de los colaboradores puede recurrir a esta información para clarificar las funciones y objetivos que tiene dentro del puesto.

  • Atracción de talento: a la hora de iniciar procesos de reclutamiento y selección, es fundamental tener los descriptivos y perfiles de puesto para encontrar a la persona correcta.

  • Eficiencia administrativa: el tener descriptivos y perfiles de puesto actualizados permite tener un mayor y mejor control de personal.

Beneficios de la Clarificación de Roles

El llevar a cabo una correcta alineación de áreas funcionales con puestos correctos tiene muchas ventajas, principalmente las siguientes:

  • Se reduce la duplicidad de labores en diversos puestos de trabajo lo que genera una mayor eficiencia en la plantilla.

  • Se incrementa el sentido de la responsabilidad y facultamiento en la toma de decisiones.

  • Se reduce la cantidad de errores constantes en los procesos internos y externos.

  • Se incrementa la eficiencia en tiempos de entrega en cada área funcional, brindando a las áreas funcionales mayor oportunidad de realizar sus labores de manera efectiva sin generar retrasos.

  • Se reduce la cantidad de estrés constante de las personas e incrementa el sentido de pertenencia de toda la plantilla.

Sucede que en ocasiones se pueda tener la idea de que invertir recursos para crear un correcto funcionamiento de la estructura organizacional puede no dar resultados inmediatos; sin embargo, el apoyarse de expertos para iniciar con acciones como la correcta implementación de procesos internos utilizando herramientas como los descriptivos y perfiles de puesto afecta directamente los resultados a corto plazo.



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